Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen – auf dieser Website, im Kundenkonto, im Lizenz- und Update-Dienst und in der Desktop-Software.

1. Verantwortlicher

E-Mail: datenschutz@kv-optimizer.de

2. Diese Website

Die Website setzt keine Cookies, bindet keine Inhalte fremder Server ein (keine Schriften, Karten, Videos, Skripte) und nutzt keine Analyse-, Werbe- oder Reichweitendienste. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Lediglich auf der Seite zum Herunterladen kann ein kleines eigenes Skript das Betriebssystem erkennen, um das passende Paket hervorzuheben; dabei wird nichts gespeichert oder übertragen.

Server-Protokolldateien

Beim Abruf der Seiten verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode und Antwortzeit. Zweck ist die Auslieferung der Seiten und die Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Die Protokolle werden nach höchstens 7 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

3. Die Desktop-Software

Die Software wertet die Abrechnung lokal aus. Weder die Abrechnungsdatei noch einzelne Fälle, Patientennummern, Namen oder Diagnosen werden übertragen. Die Software baut nur folgende Verbindungen auf:

Die Software überträgt keine Betriebsstättennummer und keine Arztnummer. Beide geben Sie bei der Registrierung selbst an (siehe 4.); sie gelangen nur verschlüsselt im Lizenz-Token wieder auf Ihr Gerät.

Die Geräte-ID ist eine Zufallszahl ohne Hardware-Merkmale. Der Gerätename ist ein frei wählbarer Text (zum Beispiel „Empfang“); er wird gespeichert und im Kundenkonto angezeigt, damit sich einzelne Geräte abmelden lassen. Der öffentliche Geräteschlüssel dient allein der Verschlüsselung des Lizenz-Tokens; der zugehörige private Schlüssel verlässt Ihr Gerät nie. Zweck der Lizenzverbindung ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und der Schutz vor unberechtigter Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Rückmeldung zu einem Hinweis ist freiwillig, standardmäßig ausgeschaltet und wird ohne Lizenz-, Geräte- oder IP-Bezug gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Eine Telemetrie oder Nutzungsmessung gibt es nicht. Protokolle der Software bleiben auf dem Rechner der Praxis.

Keine Auftragsverarbeitung

Da wir keinen Zugriff auf Patientendaten haben, liegt keine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist für den Einsatz der Software nicht erforderlich. Für eine Fernwartung schließen wir vorher einen gesonderten Vertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB.

4. Registrierung, Kundenkonto und Lizenzverwaltung

Welche Angaben wir verarbeiten

Betriebsstättennummer und Arztnummer sind keine Geheimnisse – sie stehen auf Rezepten und Überweisungen. Sie dienen bei uns aber nie der Anmeldung und nie als Passwort; angemeldet wird ausschließlich über einen Einmallink an Ihre E-Mail-Adresse.

Verschlüsselung im Lizenz-Token

Betriebsstättennummer, Arztnummern und Praxisname gelangen nur verschlüsselt in die Lizenzdatei (das Lizenz-Token), die Ihre App bezieht. Die Verschlüsselung ist an das freigeschaltete Gerät gebunden: Sie wird gegen den öffentlichen Geräteschlüssel dieses Geräts gebildet, der zugehörige private Schlüssel liegt im Schlüsselspeicher des Betriebssystems und verlässt den Rechner nie. Nur dieses Gerät kann die Angaben lesen.

Bestätigung der Registrierung (Double Opt-in)

Nach dem Absenden der Registrierung schicken wir eine Bestätigungsmail an die angegebene Adresse. Erst wenn Sie den darin enthaltenen Link aufrufen, wird die Registrierung fortgesetzt; der Link gilt 24 Stunden und ist einmal verwendbar. Wir speichern die Bestätigung mit Zeitpunkt als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO) für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus im Rahmen der Verjährungsfristen.

Anmeldung am Kundenkonto

Die Anmeldung am Kundenkonto erfolgt ohne Passwort über einen einmaligen Anmeldelink per E-Mail. Für die angemeldete Sitzung wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, nur für den Bereich des Kundenkontos, höchstens 12 Stunden). Es dient allein der Anmeldung und wird nicht zur Analyse verwendet.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zahlungsdaten wie Kontonummern oder Kartendaten erreichen uns nicht; sie werden unmittelbar vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Es findet keine Übermittlung an andere Dritte statt, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

6. Speicherdauer

• Server-Protokolle: höchstens 7 Tage.
• Lizenz- und Gerätedaten: für die Dauer des Vertrags und anschließend bis zum Ende des auf die Kündigung folgenden Kalenderjahres.
• Rechnungs- und Buchungsdaten: nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen von 6 bis 10 Jahren.
• Anmeldelinks: 30 Minuten, einmal verwendbar. Bestätigungslinks der Registrierung: 24 Stunden, einmal verwendbar.
• Nachweis der Bestätigung (Double Opt-in): für die Dauer des Vertrags und anschließend im Rahmen der Verjährungsfristen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung – etwa zur Rückmeldung in der App – können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an datenschutz@kv-optimizer.de. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

8. Erforderlichkeit der Daten

Für den Vertragsschluss und die Lizenzprüfung sind die genannten Angaben erforderlich. Ohne sie können wir die Software nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.